Формат мероприятия

Офлайн

Факты о событии

Проект в разгар мировой пандемии, с привлечением иностранных команд при закрытых границах, день проведения совпал с праздником День города Москвы. 

• 360 гостей
• 2.114 сотрудников
• 87 компаний-подрядчиков
• 7 суток монтажа
• 2 сцены: 640 кв.м и 70 кв.м
• 50.736 медицинских масок и 76.104 одноразовых перчаток
• Специально  оборудованная передвижная лаборатория
• 107 тонн оборудования
• 200 кВт звука
• 1.234 световых приборов 
• 1.200 кв.м светодиодных панелей
• 2.123 кв.м. напольного покрытия
• 3.456 кв.м декоративной ткани
• 15.000 метров коммутации
• 2.025 м фермовых конструкций
• 1,5 мВт электричества
• 5.302 кв.м застройки: вход, лобби, сигарная комната, курительная кабина, гардеробная, комната для переодевания, туалетные модули VIP, тоннель, welcome — воссозданный по фотографиям знаменитый московский «Гастроном 15», банкетный зал, приватная комната для семьи именинника, оборудованный кухонный модуль 1.114 кв м. 
• 1.537 дизайнерских элементов оформления мероприятия  созданных и подобранных индивидуально
• 33 гримерные комнаты

Частный юбилей.  Приглашенный режиссер, пятикратная обладательница «Оскаров» ивент-индустрии премии «Eventex Global Event  Award» за создание «Лучших Гала-ивентов Мира», Александра Журан (Alexandra Juran) впервые работала в России и с российской командой.  

Подготовка проекта в разгар мировой пандемии заняла почти год. Еще не зная, что нас ждет полное закрытие всех границ и даже невозможность покинуть собственные дома, мы подготовили трехмерную площадку проекта в реальном масштабе, это в нужный момент позволило работать удаленно на разных континентах.

Окончательное подтверждение, что проект будет, пришло за два месяца до даты реализации, между первой и второй волнами пандемии. Абсолютно все подрядчики утверждали, что невозможно уложить такой масштаб в такие сроки, но… 7 дней круглосуточного монтажа изменили ледовую арену ВТБ и все прилегающие к ней территории до неузнаваемости.

Для входа гостей был использован не привычный вип-вход, а дебаркадер с курсирующими по нему гольф-карами. Для декорирования территории встречи гостей было использовано более трех с половиной километров бархатной ткани, которую можно было крепить только в ночь перед проектом, на эту задачу было брошено около ста человек! В общей сложности в подготовке проекта участвовали 2.114 человек.

Все сотрудники проходили ежедневное тестирование на коронавирус в специально оборудованной на территории ВТБ-арены выездной лаборатории, и каждая служба ежедневно несла потери людей, в связи с положительными результатами тестирования. Для организаторов и всего обслуживающего персонала пространство было разделено на «зеленую» и «красную» зоны, переход между которыми  был строго запрещен. Работники зон отличались не только бейджами, но и специальными невидимыми печатями, проставленными только после получения отрицательного теста. На стыке зон стояла охрана и пункт дезинфекции с оборудованными кабинами, промаркированными масками и перчатками — на  случай непредвиденных ситуаций и необходимости пересечь «границу» зоны. Все работники, независимо от «зоны», меняли маски и перчатки каждый час — за этим следила специальная служба. Все гости мероприятия также проходили тестирование за день до мероприятия и перед началом вечера.

Специально для проекта Нью-Йоркский дизайнер Ирен Журан разработала форму для обслуживающего персонала, позволяющую соблюдать меры безопасности и сохранить визуальную изысканность.

Для проекта был привлечен один из лучших шеф-поваров страны – Виктор Титов, разработавший уникальное меню вечера. За три недели до назначенной даты произошло самое неожиданное для организаторов событие — смена кейтеринговой компании. «Альянс-кейтеринг» «запрыгнул в поезд», летевший на сумасшедшей скорости к финалу и с блеском справился с поставленной задачей, несмотря на то, что и они несли «ковидные потери», в том числе в руководящем составе.

И даже именитый режиссер, Александра Журан, каким-то чудом смогла прилететь из Израиля, несмотря на полный локдаун в стране… Проект состоялся вопреки всем возможным проблемам, связанным с пандемией, закрытием границ, сложностям в каждом пункте проекта, соблюдая абсолютно все возможные меры предосторожности и создав грандиозный проект. 

Эпидемия внесла значительные коррективы не только в работу команды, но и в состав запланированных исполнителей, многие из которых просто не смогли прилететь в Россию. Хэдлайнерами вечера выступили группы «БИ-2», «Звери» и неподражаемая Земфира. За танцевальную часть отвечал диджей Федор Фомин. Специально для вечера были написаны песни о Москве, которые исполнила уникальная израильская певица Kama Kamila.